8 Consejos Prácticos del Centro Liber para que hagas un pedido de acceso a la Información Pública Exitoso

caricatura AIP

Aunque el acceso a la Información Pública es un Derecho Humano reconocido en la Convención Interamericana o Pacto de San José (art. 13°) , en la Constitución Política del Perú (art. 2° inciso 5), en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley N° 27806) y en su Reglamento (D.S 072-2003-PCM), es común que en la práctica se presenten ciertos obstáculos que pueden complicar su ejercicio.

Para que tu solicitud de acceso a la información pública tenga las mayores probabilidades de éxito, el Centro Liber te aconseja seguir las siguientes 8 recomendaciones:

RECOMENDACIÓN 1: 

ANTES QUE NADA, INTENTA DESCARTAR QUE LA INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRE PUBLICADA EN EL SITIO WEB DE LA ENTIDAD

Aunque a veces no se encuentre en un lugar visible o presentada de la mejor forma, en muchas ocasiones sucede que la información que nos interesa ya se encuentra previamente publicada en el sitio web de la entidad, con lo cual obtenerla descargándola de ahí directamente resulta bastante más práctico y barato.

Pueden sin embargo, haber casos en los que pese a que la información está publicada en internet resulta relevante conseguir una respuesta oficial de la entidad, ya sea para ver si coincide o para conseguir una versión más actualizada de la misma. Debe quedar claro que el hecho de que la información esté colgada en internet no constituye una causal legal para negar una solicitud de acceso a la información.

RECOMENDACIÓN 2: 

PROCURA USAR EL FORMATO DE LA ENTIDAD A LA QUE TE DIRIGES

Si bien el uso de un formato no es obligatorio para ejercer este derecho, en la práctica existen muchas entidades públicas que lo exigen para recibir tu solicitud en mesa de partes -otras son menos formalistas y no lo hacen-. Si te topas con una de éstas y no has hecho tu pedido en el formato respectivo, te lo entregarán en ese momento y te pedirán transcribirlo, lo cual supone una pérdida de tiempo.

Por esta razón procura, en la medida de lo posible, utilizar siempre el formato de solicitud para acceso a la información pública de la entidad a la que le vas a requerir la información

Por lo general, puedes descargar este formato en el portal de Transparencia de cualquier entidad, en la sección “Información Adicional”. Habitualmente el link que encontrarás te permitirá descargar el formulario en versión pdf, ante lo cual tienes 2 opciones: imprimirlo tal cual y colocar tu solicitud en letra legible a mano, o convertirlo a word para poder editarlo usando paginas como ésta.

Si tienes alguna duda sobre cómo completarlo, consulta nuestra sección al respecto (próximamente).

Una vez que está en word puedes agregarle cuadros de texto para colocar tu solicitud. Si te parece mucho trabajo puedes revisar si el formulario que necesitas se encuentra en la sección “Formularios” del Centro Liber (próximamente).

Por último, si la entidad no ha cumplido con colgar el formato en su portal de transparencia, puedes usar nestro formato de carta simple estándar y avisarnos para iniciar acciones destinadas a corregir esta omisión.

RECOMENDACIÓN 3: 

SE TAN PRECISO COMO PUEDAS EN TU SOLICITUD

Si cursas un pedido de acceso a la información demasiado genérico, corres el riesgo de que el funcionario encargado lo rechace por no cumplir con el mínimo de precisión. Después de todo, la Ley de Transparencia obliga a solicitar de manera clara la información que se desea obtener.

En nuestra experiencia, la mejor manera de conseguir la información pública deseada es identificando por código y fecha el documento que se solicita. En la administración pública, todos los documentos tienen un código y una fecha (Ejemplos: “Oficio N° 2314-2004-PPEDCF-MINJUS del 23 de julio del 2014″, “Informe N° 002-2003-PS-TU del 12 de abril del 2001”, “Memorándum N° 2145-ORH-PRONABEC del 14 de marzo del 2009”, etc. Lo ideal es averiguar cuáles son los que le corresponden al documento que se busca obtener. Ello facilita el trabajo del responsable de transparencia de la institución.

Para ello, a veces puede bastar con googlear un poco, revisar publicaciones periodísticas relacionadas con el tema, revisar otros documentos públicos que estén disponibles en internet en los que se mencione el código del documento que nos interesa, entre otros.

Ahora bien, si no resulta posible acceder al código oficial del documento, sugerimos ser lo más precisos posible en cuanto al contenido del documento, para así no perder esta sana costumbre que te ayudará a lograr tu objetivo más rápido y fácilmente. (Ejemplo: “Documento por el cual se aprobó conceder permiso de viaje al funcionario XX durante el mes de julio”, “Resolución Administrativa que aprobó el padrón de fonavistas beneficiarios”, etc.)

RECOMENDACIÓN 4: 

SI NO ESTÁS SEGURO DE QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE TRANSPARENCIA, MEJOR DEJA ESE ESPACIO EN BLANCO

De acuerdo a Ley, el funcionario encargado de contestar las solicitudes de acceso a la información dirigidas a una entidad pública se denomina “Responsable de Transparencia y Acceso a la Información Pública”.

Por lo general la persona que desempeña este cargo tiene al mismo tiempo otro en el organigrama de la entidad. Además, los responsables de transparencia suelen ser cambiados a menudo, razón por la cual puede resultar complicado determinar quién está a cargo, al menos hasta que nos respondan la solicitud.

Por todo esto, si no estás seguro de quien es el responsable de transparencia de la entidad a la que te estás dirigiendo, es preferible que dejes ese espacio del formulario o de la carta simple que estés haciendo en blanco. Es el método que seguimos en nuestro formato de carta estandar o cuando usamos los formatos de las entidades con buenos resultados.

Por el contrario, y a pesar de que el art. 10° del Reglamento de la Ley de Transparencia lo prohíbe, si cursas la solicitud al funcionario equivocado corres el riesgo de perder mucho tiempo esperando que la misma sea reconducida al competente, o incluso sea rechazada.

RECOMENDACIÓN 5:

CONSERVA SIEMPRE UN CARGO DE TU SOLICITUD Y ANOTA LA HOJA DE TRÁMITE ASIGNADA

Para poder hacerle seguimiento al pedido que hiciste, es necesario que cuentes con un cargo del documento que presentaste ante la institución pública. Si no cuentas con eso, nunca podrás probar que interpusiste una solicitud de acceso a la información y por ende no podrás demandar a la entidad ante el Poder Judicial en caso de incumplimiento.

La mayoría de entidades públicas cuenta con un sistema informático para hacerle seguimiento a todos los documentos que ingresan. Por eso, una vez que hayas interpuesto la solicitud de acceso a la información pídele al funcionario que la recibe en mesa de partes que te indique cuál es el número de hoja de trámite que le asignaron -o el equivalente que ellos usen para identificar al documento en el sistema-.

Esto te permitirá hacerle seguimiento con mayor facilidad a tu solicitud, ya que en adelante podrás llamar a la entidad y pedir al funcionario  que te indique cuál es el estado de la solicitud ingresada con hoja de trámite numero tal.

RECOMENDACIÓN 6:

NO OLVIDES DEJAR SIEMPRE UN CORREO ELECTRÓNICO DE REFERENCIA, UN TELÉFONO Y UNA DIRECCIÓN, PARA QUE LA ENTIDAD PUEDA PONERSE EN CONTACTO

Para que tu solicitud de acceso a la información pueda ser respondida es indispensable que indiques un teléfono de contacto, una dirección de correo electrónica y una dirección física, de manera que los funcionarios pueda comunicarse contigo.

Ten en cuenta que cualquiera de los 3 medios de contacto pueden ser usados por la administración, de manera que lo mejor es que dejes tu información en las 3 opciones.

RECOMENDACIÓN 7:

AVERIGUA EL TELÉFONO DE LA ENTIDAD EN INTERNET Y LLAMA PARA AVERIGUAR CUÁL ES EL ESTADO DE TU SOLICITUD

Una vez que has interpuesto el pedido de acceso a la información, no olvides llamar a la entidad para averiguar el estado de tu trámite. El teléfono de todas las entidades públicas está en su portal web. Con el número de hoja  de trámite asignado a tu solicitud (ver recomendación 5), podrás averiguar de forma sencilla si tu pedido viene avanzando o no.

RECOMENDACIÓN 8:

ESTATE ATENTO AL PLAZO DE RESPUESTA DE LA ENTIDAD Y AL PLAZO PARA RECOGER EL DOCUMENTO SOLICITADO

Finalmente, recuerda que la entidad tiene 7 días hábiles para contestar tu solicitud y, en caso lo haga poniendo la información a disposición, tu tendrás 30 días para recogerla.

No olvides que transcurrido este plazo de 30 días desde que la información fue puesta a disposición, ésta volverá a ser archivada y tendrás que pedirla nuevamente si no la has recogido aún.

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